Le POS, ou la caisse enregistreuse 4.0
Pourquoi utiliser un logiciel POS («Point of Sale », Point de Vente) ? Pour encaisser, gérer, piloter, inventorier, et tout cela en même temps, de manière intégrée depuis une tablette, la réception, la cuisine, etc... Au quotidien, c’est la démultiplication du champ des POS-sibles : décryptage !
Un logiciel POS, c’est un lieu (virtuel) de paiement. C’est par lui que passent les transactions commerciales entre l’hôtel et le client. Concrètement, il fonctionne en réseau avec un terminal central démultiplié par des terminaux de caisse et décliné sur des supports variés (TPV, tablettes, lecteur code barre, etc.). Il peut également fonctionner hors ligne.
Comment ça marche ?
Le système est composé d’un logiciel de caisse et d’un central (ordinateur, tablettes, mobiles). Le client achète un service en ligne ou physiquement. En finalisant l’achat, le système l’enregistre, calcule le prix, incluant la TVA et en même temps actualise l’inventaire. Lorsque la banque de l’acheteur valide l’achat, la transaction est complète. Le logiciel prend aussi en compte les pourboires, les codes promotion et les coupons de fidélité.
Les avantages d’un réseau POS
Ce système intégré, facile d’utilisation, renvoie aux oubliettes la vieille caisse enregistreuse.
· Il permet un suivi des stocks précis et en temps réel
· Les objets (dans le cas d’une vente en magasin) sont immédiatement localisables
· Le système est mobile, ce qui est utile dans le cas d’un restaurant
· Les informations sont sauvegardées dans le Cloud
Enfin, le logiciel POS fournit des rapports de vente utiles pour affiner une stratégie commerciale et bien sûr pour la comptabilité. Les performances de vente peuvent être analysées en temps réel.
Le POS, tête pensante en salle, en cuisine et dans les frigos !
Reste-t-il de la mousse au chocolat ? La table 5 est-elle réservée ? Les commandes de la tables 8 sont-elles livrées ? Avec le POS, les informations circulent vite. En un clic, la commande est effectuée, le serveur n’a plus qu’à aller la chercher. Cela réduit grandement le risque d’erreur. Le gérant voit à tout moment le taux d’occupation de la salle. Le POS permet également de faire un suivi du personnel. Qui est en service et jusqu’à quand ? Le gestionnaire peut vérifier ces données depuis n’importe quel lieu.
Le POS à la réception et dans les étages
Largement adoptés par l’hôtellerie, ces systèmes intelligents simplifient le travail du gestionnaire, et plus largement de l’ensemble du personnel. Ils peuvent se concentrer sur le cœur du métier : l’attention au client. L’expérience client est optimisée, car le POS permet de réduire considérablement les délais d’attente. Comme il est centralisé, il diminue la marge d’erreur en termes de comptabilité.
Le logiciel enregistre également la vente de tous les produits dérivés que propose l’hôtel, à partir de n’importe quel emplacement. En cela, il est générateur de revenus supplémentaires. C’est aussi un outil de marketing qui favorise les ventes croisées et les ventes incitatives. Intégré au CRM de l’hôtel, c’est un optimiseur de gestion.
Un POS pour tous, tous sur le POS
Le POS peut s’utiliser depuis n'importe quel appareil (tablette ou mobile Android) car il s'adapte à tout type d'écran et prendre des commandes de manière simple.Toutefois, son utilisation optimale implique une formation.
L’installation du logiciel en lui-même, qui implique la migration des données existantes et son paramétrage peut prendre 48 heures. Une fois en place, il est impératif de former le personnel. Ce type de solution de gestion est intuitive et facile à prendre en main. Les experts de la formation estiment que les taches basiques, prendre une commande par exemple, n’exigent pas plus d’une heure de formation.
Un POS certifié, de plus en plus incontournable
Depuis 2018, la loi (loi n° 2017-1837 du 30 décembre 2017) exige un logiciel « satisfaisant à des conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données en vue du contrôle de l'administration fiscale ». Il s’agit de la certification NF 525 pour les terminaux de points de vente. L’objectif est d’éviter la fraude fiscale. Concrètement, les fabricants de logiciel POS doivent garantir à leur client que leur outil répond aux normes en vigueur. Ce point est important à la veille d’acquérir un nouveau matériel. En effet, les contrevenants s’exposent à une sanction de 7 500 euros (article 1770 du CGI).
Le service après-vente
Comme tout système, le POS peut tomber en panne ou connaitre des bugs. Si votre système est externalisé, alors vous devez disposer d’un SAV efficace. Il doit assurer un suivi du système, répondre aux questions, et intervenir si nécessaire tant pour réparer que pour proposer de nouveaux développements. Soyez vigilant car les actualisations du système peuvent se révéler coûteuses. L’utilisateur doit également veiller à ce que son POS puisse s’intégrer aisément avec des logiciels tiers (CRM d’hôtellerie par exemple).
Choisir son POS : la check-list
Il existe de nombreux logiciels POS sur le marché. Un point essentiel a vérifié avant d’acheter est de vérifier s’il est certifié. Tous ne le sont pas. Enfin, plusieurs précautions permettent d’affiner son cahier des charges :
· Tester le système avant l’achat. Certains éditeurs proposent des versions gratuites
· Bien identifier les besoins de votre établissement pour choisir le logiciel le plus adapté
· Prévoir un budget qui inclut le matériel, la formation, la maintenance, les actualisations, l’abonnement
· Vérifier les fonctionnalités proposées