Choisir son PMS : toutes les questions à se poser… et quelques réponses !
Trouver le PMS (Property Management System) idéal, cela peut tourner au casse-tête pour les hôteliers, tant l’offre est variée. Avant la décision d’achat, et avant la PLS, le propriétaire devra affiner ses questions aux fournisseurs, et son expression de besoins, éventuellement avec l’aide d’experts du secteur, que vous pourrez consulter comme AMO (Assistant Maîtrise d’Ouvrage) sur votre dossier !
Les fonctions essentielles d’un PMS
Un PMS gère les ventes, les clients, les réservations, les factures. À partir des données recueillies, il fournit des tableaux de bord essentiels pour la gestion et la stratégie de l’établissement.
Un bon PMS doit d’une part épouser les spécificités de l’hôtel, et d’autre part disposer d’une interface agile et intuitive, qui n’exige pas de formation trop poussée. En effet, les nouvelles recrues doivent pouvoir se familiariser avec l’outil le plus rapidement possible.
Devant la profusion de l’offre (plus de 50 PMS sont disponible sur le marché !), le futur utilisateur doit lister les critères prioritaires pour son business dont :
· La Connectivité
· La Compatibilité avec des logiciels tiers
· L’Hébergement : dans l’hôtel ou sur le cloud
· La gestion des administrateurs
· Les modules de stratégie tarifaire
· L’interface avec les OTA
· Le niveau de certification PCI DSS (sécurité des transactions avec cartes bancaires)
· L’utilisation sur smartphone et tablettes
Des critères additionnels sont à prendre en compte s’il y a plusieurs établissements connectés au même PMS, dont la possibilité de réservation centrale ou le reporting mutualisé. Certains fournisseurs proposent des solutions logicielles sur une interface unique: à considérer également, mais avec prudence et éventuellement avec l’aide d’un expert. Enfin, un aspect souvent négligé est de mesurer la robustesse du fournisseur afin de s’assurer de la solution informatique choisie: une start-up très agile peut aussi être une start-up morte l’année suivante !
Le service après-vente : une présence indispensable à vos côtés
L’acheteur sera vigilant sur les services d’accompagnement proposé par l’éditeur du PMS: tutoriels, formations, aide à l’exploitation, etc. La question du support logiciel est clé. Si le système présente un bug, l’hôtel est bloqué. La disponibilité de l’éditeur est alors un atout concurrentiel déterminant. Il convient de vérifier la fiabilité du support logiciel (langue, horaire, temps de réponse, aide sur site ou en ligne, etc.).
A chacun son PMS
Difficile de se faire un avis à soi, face aux discours commerciaux alléchants des fournisseurs pour choisir l’outil le plus adapté à son hôtel. Les besoins d’un hôtel de 25 chambres ne sont pas les mêmes qu’une chaîne hôtelière comptant de nombreux établissements. Il est indispensable de questionner les éditeurs sélectionnés sur les réponses pratiques qu’ils apportent en termes opérationnels, en particulier sur la mise en œuvre, l’accompagnement, le reporting et bien sûr, les coûts. En outre, il est inutile de payer pour des fonctions inutiles, telle que la gestion d’un spa, si l’hôtel n’en dispose pas.
Pour un hôtel modeste, il faut choisir un PMS simple disposant des fonctionnalités de base tel que Beds 24, Smily, Smoobu. En revanche pour des établissements plus importants, le gérant devra se tourner vers des solutions type Booking Sync, Avantio ou Eviivo.
Les questions à se poser : la check-list
Une fois encore, le listing des questions à se poser reste l’étape préalable avant toute analyse comparative.
· Les fonctions de comptabilité sont-elles utiles pour mon hôtel ?
· Les mises à jour sont-elles gratuites ? Le support client ?
· Un novice peut utiliser le logiciel sans formation ?
· Comment fonctionne l’extraction d’informations ?
· Quelles compatibilités avec les plateformes de location ?
· L’hôtel a-t-il besoin d’une fonction sur les stratégies de prix ?
· Qui va utiliser l’outil ? En quelles langues ?
· Quelles sont les caractéristiques du SAV ?
· Quel est mon budget ?
· Suis-je dans une dynamique de croissance ou de stabilité ?
· La solution est-elle conforme aux normes en vigueur ?
Il ne faut pas hésiter, même si cela prend du temps, à essayer les démos proposées par la plupart des éditeurs. Cela permet de tester le logiciel en conditions réelles.
Parmi plus de 50 PMS, une sélection subjective (mais indépendante !)
Vérité de LaPalisse : un bon PMS contient les fonctionnalités utiles à votre hôtel. C’est le cas de tous ceux qui figurent dans la sélection qui suit. Ensuite, c’est à vous de tester, et de choisir en fonction de votre profil, et de vos besoins !
Crée en 2005 en Angleterre pour les établissements de petite et moyenne taille, il arrive en France en 2012. Il propose des solutions tout-en-un.
Son point fort est son interface très intuitif. Il s’intègre facilement à de nombreuses applications.
Il s’adapte à tous types d’établissements. Modulable, il dispose d’un système de paiement intégré.
Le géant américain est particulièrement adapté aux chaines hôtelières. Il propose un système central intégrant de nombreuses applications.
Il a une expertise de 40 ans et propose des fonctions avancées concernant la restauration.
Il est connu pour ses partenariats avec TripAdvisor Review Express et de nombreux acteurs du digital.
C’est l’un des plus anciens du marché. Le POS est intégré au PMS.
L’une de ses originalités est de proposer un channel manager et un moteur de recherche sur la même interface.
Ce logiciel est utilisable sur n’importe quel support. Il est certifié NF 525 pour la comptabilité.
Un de ses atouts est de mettre à disposition un module de gestion événementielle complet.
Leader du marché, il prend en charge les langues et les devises de plus de 200 pays.
Une de ses fonctions est d’aider les hôtels à augmenter leur taux d’occupation grâce à un système de reporting intelligent.
Lauréat du prix HôtelTech Awards 2021, il est adapté à tous type d’hôtels, et s’intègre à plus de 300 logiciels.
Son point fort est le planning gère les disponibilités des chambres pour éliminer le sur-booking et maximiser l’occupation.